Die allgemeine Archivierungspflicht nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) kennt eigentlich jede Kauffrau oder jeder Kaufmann. Dass diese auch digital gelten, ist vielleicht nicht jedem direkt ersichtlich:
„Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) regeln, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden“. (Quelle: BfDI – Finanzen und Steuern – Was bedeutet GoBD? (bund.de))
Unter diese Aufbewahrungspflicht fallen E-Mails, die geschäftsrelevant sind und beispielsweise Verträge, Rechnungen oder steuerrelevante Informationen enthalten. Die GoBD stellen dabei sicher, dass die Archivierung nachvollziehbar und unveränderbar erfolgt. Das bedeutet
- Unveränderbarkeit: E-Mails müssen so archiviert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Hierfür eignen sich spezielle Archivierungssysteme, die die Integrität der Daten sicherstellen.
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen vollständig und in einem nachvollziehbaren Zusammenhang archiviert werden. Dazu gehören auch Anhänge und Metadaten.
- Zugriff und Lesbarkeit: E-Mails müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und lesbar sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Lesbarkeit und der Zugriff auf archivierte E-Mails auch bei technischen Änderungen erhalten bleiben.
Praktische Umsetzung
Für die praktische Umsetzung der E-Mail-Archivierung sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:
- Erfassung aller relevanten E-Mails: Dazu gehören sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten.
- Einsatz eines geeigneten Archivierungssystems: Ein System, das die Anforderungen der GoBD erfüllt und die Integrität und Unveränderbarkeit der E-Mails sicherstellt.
- Regelmäßige Überprüfung: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob ihre Archivierungspraxis den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Umsetzung GoBD
Doch wie funktioniert das in der Praxis und wie können diese Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs umgesetzt werden?
Mit unserem Partner Hornetsecurity sind wir in der Lage, genau für dieses Problem eine kostengünstige Lösung anzubieten. Das Produkt „Email Archiving“ bietet als E-Mail-Archivierungsdienst die Sicherstellung der Integrität und Compliance von E-Mail-Daten für M365 und andere E-Mail-Server.
Eine automatische Archivierung kann komfortabel eingerichtet werden: Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Ein- und Ausgang automatisch und im Originalformat in den Rechenzentren von Hornetsecurity gespeichert. So geht kein wichtiges Dokument verloren und die Archivierung ist lückenlos. Vor Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist können sie weder verändert noch gelöscht werden. Alle archivierten E-Mails werden sicher in verschlüsselten Datenbanken in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren gespeichert.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick
- Ausschluss einzelner Benutzer von der Archivierung
- Archivierung von internen E-Mails (optional)
- Verschlüsselung des Übertragungsweges zwischen Archiv und Mailserver mittels TLS
- Kennzeichnung privater E-Mails durch den Benutzer
- Unbegrenzter Speicherplatz pro Benutzer inklusive
- Vorgabe von Aufbewahrungsfristen
- 10 Jahre
- 6 Jahre
- <= 4 Jahre
Abbildung 1: Funktionsprinzip Hornetsecurity E-Mailmanagement (Quelle: https://hornetsecurity.com/downloads/Fact_Sheet-Archiving-DE.pdf)
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Schreiben Sie uns gerne an vertrieb@grothe.it an eine E-Mail oder rufen Sie uns an.
