In vielen Unternehmen laufen heute im Hintergrund automatisierte Prozesse, zum Beispiel für Rechnungen, Kundenanfragen oder interne Freigaben. Tools wie Power Automate übernehmen dabei viele Aufgaben und sparen Zeit.
Was oft unterschätzt wird:
Diese Automatisierungen funktionieren nur so lange zuverlässig, wie das Benutzerkonto dahinter funktioniert.
Die unsichtbare Schwachstelle: Das Benutzerkonto dahinter
In vielen Unternehmen werden Automatisierungen schnell und pragmatisch aufgebaut. Oft direkt von Mitarbeitenden, die ihre Arbeit effizienter gestalten wollen.
Das Problem dabei:
Die Automatisierung ist an das persönliche Benutzerkonto dieser Person gebunden.
Das fällt im Alltag kaum auf, bis es zu spät ist:
- Ein Passwort wird geändert
- Eine Sicherheitsabfrage (MFA) läuft ab
- Oder ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Und plötzlich stehen wichtige Prozesse im Unternehmen still.
Warum das für Unternehmen riskant ist
Gerade im Mittelstand laufen viele geschäftskritische Abläufe inzwischen automatisiert. Wenn diese Prozesse ausfallen, hat das direkte Auswirkungen:
- Rechnungen bleiben liegen
- Kunden erhalten keine Rückmeldung
- Interne Freigaben verzögern sich
Hinzu kommt:
Oft sind diese Automatisierungen für die IT schwer auffindbar oder nicht sauber dokumentiert.
Das Ergebnis: Zeitverlust, Unsicherheit und im schlimmsten Fall echte wirtschaftliche Schäden.
Die Lösung: Automatisierung unabhängig denken
Die gute Nachricht: Dieses Risiko lässt sich vermeiden.
Der Schlüssel liegt darin, Automatisierungen von einzelnen Personen zu entkoppeln.
So schaffen Sie stabile Prozesse:
- Eigene Systemkonten für Automatisierungen
→ unabhängig von Mitarbeitenden und deren Änderungen - Sichere, technische Zugänge statt klassischer Logins
→ weniger Ausfälle durch Passwörter oder MFA - Aktives Monitoring Ihrer Prozesse
→ Probleme erkennen, bevor sie kritisch werden
Fazit: Gute Automatisierung ist auch gute Planung
Automatisierung bedeutet nicht nur Effizienz, sondern auch Verantwortung.
Denn ein Prozess ist nur dann wirklich gut, wenn er zuverlässig läuft.
Auch dann, wenn sich im Unternehmen etwas verändert.
Die richtige Benutzerstrategie sorgt dafür, dass Ihre digitalen Helfer genau das tun, was sie sollen:
Leise, zuverlässig und dauerhaft im Hintergrund arbeiten.
Experten-Tipp für Ihre Power Platform:
Haben Sie den Überblick, welche kritischen Prozesse in Ihrem Unternehmen an persönlichen Konten hängen? Im Rahmen unseres Maker-Supports führen wir regelmäßige Health Checks durch, um solche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Zudem unterstützen wir Sie mit unserer Managed Power Platform Dienstleistung beim Monitoring Ihrer Flows, damit Ihre Automatisierungen genau das tun, was sie sollen: Reibungslos funktionieren.
